AP Market Cell
Dane biznesowe w RADAR i CRM
Research B2B • źródła publiczne • kwalifikacja • CRM
Dane biznesowe w RADAR i CRM
Wyjaśniamy, jak AP Market Cell wyszukuje i weryfikuje publiczne informacje o firmach, kiedy wybrany rekord może trafić do systemu CRM, jakie dane zapisujemy oraz jak respektujemy sprzeciw, ograniczenia kontaktu i obowiązek informacyjny.
Najważniejsze w skrócie
RADAR ma ograniczać przypadkowy kontakt, a nie budować masową bazę
Najpierw sygnał, później rekord
Wynik skanu rynku nie powinien automatycznie stawać się leadem. Do dalszego procesu przechodzą tylko firmy zweryfikowane i uznane przez konsultanta za potencjalnie adekwatne.
Źródło i data przy danych
Przy rekordzie zapisujemy źródło informacji i datę weryfikacji, aby można było ocenić aktualność danych oraz poinformować osobę, skąd zostały pozyskane.
Sprzeciw zatrzymuje marketing
Informacja „nie kontaktować” musi być respektowana również wtedy, gdy firma lub te same dane zostaną ponownie znalezione podczas kolejnego skanu.
Wewnętrzne narzędzie researchu B2B
Czym jest MarketCell RADAR?
MarketCell RADAR jest wewnętrznym narzędziem AP Market Cell służącym do wyszukiwania publicznych sygnałów biznesowych, weryfikowania obecności firmy w internecie, porządkowania researchu oraz kwalifikowania podmiotów do dalszej analizy.
RADAR nie jest publicznym katalogiem osób, sprzedawaną bazą kontaktową ani systemem, który samodzielnie wysyła oferty. Wynik skanu powinien zostać oceniony przez konsultanta, zanim dane zostaną wykorzystane w dalszym procesie.
Podmiot gospodarczy i osoba fizyczna
Kiedy dane firmy stają się danymi osobowymi?
Informacje dotyczące wyłącznie osoby prawnej, takie jak nazwa spółki, jej ogólny adres, centralny numer telefonu lub adres typu biuro@firma.pl, nie zawsze stanowią dane osobowe.
RODO ma jednak zastosowanie, gdy informacja pozwala zidentyfikować osobę fizyczną — na przykład przedsiębiorcę prowadzącego jednoosobową działalność, członka organu, właściciela, pracownika albo konkretną osobę kontaktową.
Nazwa i ogólny kontakt firmy
Mogą opisywać organizację bez wskazywania konkretnej osoby fizycznej.
Imię, stanowisko i bezpośredni kontakt
Stają się danymi osobowymi, gdy odnoszą się do zidentyfikowanej albo możliwej do zidentyfikowania osoby.
W przypadku wątpliwości traktujemy informację jako daną osobową i stosujemy zasady opisane na tej stronie.
Publicznie dostępne informacje biznesowe
Z jakich źródeł mogą pochodzić dane?
W zależności od rodzaju researchu informacje mogą pochodzić z publicznie dostępnych źródeł związanych z działalnością gospodarczą lub zawodową, w szczególności:
- oficjalnej strony internetowej firmy;
- Profilu Firmy w Google oraz publicznych map i wizytówek biznesowych;
- publicznych rejestrów, takich jak KRS, CEIDG, REGON lub BIP;
- publicznych katalogów branżowych i lokalnych;
- zawodowych profili firmy lub jej przedstawicieli w mediach społecznościowych;
- publicznie dostępnych ogłoszeń, materiałów prasowych, ofert i komunikatów przedsiębiorstwa;
- informacji przekazanych przez klienta, partnera albo samą osobę w relacji biznesowej.
Publiczne nie oznacza dowolneKorzystamy ze źródeł w zakresie uzasadnionym celem researchu, z poszanowaniem prawa, warunków danego serwisu i rozsądnych oczekiwań osoby, której informacje dotyczą.
Minimalizacja danych
Jakie informacje mogą zostać zapisane?
| Kategoria | Przykładowy zakres | Dlaczego jest potrzebna |
|---|---|---|
| Identyfikacja firmy | Nazwa, forma prawna, branża, miejscowość, oficjalny adres działalności, NIP lub numer rejestrowy, jeżeli jest potrzebny do jednoznacznej identyfikacji. | Rozróżnienie podmiotów, unikanie duplikatów i prawidłowe przypisanie źródła. |
| Obecność internetowa | Adres strony WWW, profil firmy w Google, publiczne profile społecznościowe, widoczne kanały kontaktu i informacje o podstawowych funkcjach strony. | Ocena publicznej widoczności i dostępności kontaktu. |
| Kontakt biznesowy | Ogólny telefon lub e-mail firmy, a wyjątkowo imię, stanowisko i zawodowy kontakt konkretnej osoby, gdy jest publicznie wskazana do danego obszaru. | Ustalenie właściwego punktu kontaktu, jeżeli kontakt jest prawnie dopuszczalny i biznesowo uzasadniony. |
| Źródło i aktualność | Adres źródła, rodzaj źródła, data znalezienia lub ostatniej weryfikacji oraz informacja, czy dane zostały potwierdzone. | Rozliczalność, aktualizacja i wykonanie obowiązku informacyjnego z art. 14 RODO. |
| Sygnały i ocena | Publicznie widoczne braki lub szanse, status researchu, kategoria potrzeby, priorytet i rekomendowany kolejny krok. | Ograniczenie kontaktu do firm, dla których AP Market Cell może wskazać konkretną i adekwatną wartość. |
| Historia relacji | Data i kanał kontaktu, wynik rozmowy, prośba o ponowny kontakt, etap oferty, sprzeciw, wycofana zgoda albo status „nie kontaktować”. | Kontynuacja uzgodnionej relacji i zapobieganie niechcianemu lub powtórnemu kontaktowi. |
przedsiębiorcy jest równocześnie adresem prywatnym, ograniczamy jego wykorzystanie do identyfikacji firmy.
Od wyniku skanu do decyzji konsultanta
Jak działa proces RADAR → Warsztat → CRM?
Skan rynku
RADAR tworzy tymczasową listę firm spełniających wybrane kryteria branży i lokalizacji.
Weryfikacja
Konsultant sprawdza publiczną wizytówkę, stronę i dostępne sygnały bez automatycznego tworzenia leada.
Kwalifikacja
Oceniany jest rzeczywisty kontekst biznesowy, aktualność danych i zasadność dalszej analizy.
Warsztat
Dla wybranej firmy porządkowane są źródła, dane kontaktowe, ryzyka i możliwe rekomendacje.
Zapis do CRM
Rekord trafia do CRM po pozytywnej kwalifikacji albo powstaniu realnej relacji biznesowej.
Decyzja człowieka
Konsultant sprawdza podstawę, dozwolony kanał, wcześniejszy sprzeciw i adekwatność kolejnego kroku.
Dlaczego przetwarzamy informacje
Cele i podstawy prawne przetwarzania
| Cel | Opis | Podstawa |
|---|---|---|
| Research i kwalifikacja B2B | Identyfikacja firm, weryfikacja publicznych informacji, ocena adekwatności usług AP Market Cell i ograniczenie niedopasowanego kontaktu. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes, po ocenie niezbędności i równowagi interesów. |
| Prowadzenie CRM | Porządkowanie źródeł, historii kontaktu, ustaleń, statusu sprawy oraz działań wymaganych do prowadzenia relacji biznesowej. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a po żądaniu oferty lub zawarciu umowy również art. 6 ust. 1 lit. b RODO. |
| Marketing własnych usług | Ocena potencjalnego zainteresowania własnymi usługami i przygotowanie adekwatnej komunikacji, bez założenia, że każdy publiczny kanał może zostać użyty. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO dla samego przetwarzania, z uwzględnieniem bezwzględnego sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego. Użycie kanału komunikacji podlega dodatkowo Prawu komunikacji elektronicznej. |
| Obsługa żądania i oferta | Odpowiedź na prośbę o kontakt, przygotowanie oferty, spotkania lub działań przed zawarciem umowy. | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO w odniesieniu do reprezentantów organizacji. |
| Sprzeciw i blokada kontaktu | Zachowanie minimalnej informacji pozwalającej nie kontaktować się ponownie z osobą, która wniosła sprzeciw albo wycofała zgodę. | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z realizacją praw osoby oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO — rozliczalność i zapobieganie ponownemu niechcianemu kontaktowi. |
| Roszczenia i bezpieczeństwo | Dokumentowanie działań, zapobieganie nadużyciom, ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a gdy obowiązek wynika z przepisów — art. 6 ust. 1 lit. c RODO. |
Test równowagi nie jest formalnościąPrzed powołaniem się na prawnie uzasadniony interes oceniamy legalność celu, niezbędność zakresu danych, możliwe skutki dla osoby, jej rozsądne oczekiwania oraz dostępne środki mniej ingerujące w prywatność.
RODO nie zastępuje zasad użycia kanału
Kiedy dane mogą zostać użyte do kontaktu?
Samo istnienie podstawy do ograniczonego przetwarzania danych w RADARZE lub CRM nie oznacza automatycznej możliwości użycia adresu e-mail, SMS-u, komunikatora albo telefonu do przesłania informacji handlowej lub marketingu bezpośredniego.
Przed kontaktem konsultant powinien sprawdzić:
Czy istnieje konkretna potrzeba?
Kontakt nie powinien być masowy ani przypadkowy. Musi mieć zrozumiały związek z działalnością firmy.
Czy wolno użyć tego kanału?
Sprawdzamy wymagania Prawa komunikacji elektronicznej, udzielone zgody i zapisane ograniczenia.
Czy nie było sprzeciwu?
Każdy sprzeciw, odmowa i status „nie kontaktować” mają pierwszeństwo przed kolejną próbą kontaktu.
Dane pozyskane inaczej niż od osoby
Jak realizujemy obowiązek informacyjny z art. 14 RODO?
Jeżeli dane osobowe nie zostały pozyskane bezpośrednio od osoby, przekazujemy wymagane informacje w rozsądnym terminie — co do zasady nie później niż w ciągu miesiąca, a jeżeli dane mają zostać użyte do komunikacji, najpóźniej przy pierwszym kontakcie.
Informacja obejmuje między innymi administratora, cele i podstawy przetwarzania, kategorie danych, odbiorców, okres przechowywania, prawa osoby oraz źródło pochodzenia danych, w tym informację, czy pochodziły ze źródła publicznie dostępnego.
Wsparcie analizy, nie decyzja o człowieku
Scoring, rekomendacje i wykorzystanie AI
RADAR może porządkować sygnały, przypisywać statusy i podpowiadać priorytet dalszej analizy. AI może wspierać streszczenie publicznych informacji, identyfikację problemów lub przygotowanie propozycji rekomendacji.
Co może zrobić system?
Zebrać publiczne sygnały, uporządkować rekord, wskazać możliwe braki, nadać roboczy status i przygotować materiał do oceny.
Za co odpowiada człowiek?
Za ocenę adekwatności, podstawy przetwarzania, dopuszczalność kanału, treść komunikacji, kwalifikację i decyzję o dalszym działaniu.
Wynik scoringu nie jest decyzją wywołującą skutki prawne wobec osoby i nie powinien samodzielnie przesądzać o kontakcie, zawarciu umowy ani odmowie współpracy.
Jakość i weryfikacja
Jak dbamy o aktualność danych?
Informacje publiczne mogą być nieaktualne, niepełne albo przypisane do niewłaściwej firmy. Dlatego źródło i data weryfikacji są częścią rekordu.
- nie uznajemy wyniku automatycznego skanu za potwierdzony fakt;
- przed użyciem danych sprawdzamy źródło i aktualność;
- oznaczamy dane niepewne albo wymagające potwierdzenia;
- korygujemy rekord po otrzymaniu wiarygodnej informacji;
- usuwamy albo ograniczamy dane, których dalsze przechowywanie nie jest potrzebne.
Nie przechowujemy danych „na wszelki wypadek”
Jak długo przechowujemy dane?
| Etap lub rodzaj informacji | Okres albo kryterium usunięcia |
|---|---|
| Tymczasowy wynik skanu rynku | Co do zasady do 12 godzin, chyba że firma zostanie świadomie dodana do kolejki lub wybrana do weryfikacji. |
| Sygnał odrzucony albo niezakwalifikowany | Usuwany po zakończeniu oceny, chyba że minimalna informacja jest potrzebna do uniknięcia duplikatu lub respektowania wcześniejszego sprzeciwu. |
| Zweryfikowany rekord bez aktywnej relacji | Co do zasady nie dłużej niż 12 miesięcy od ostatniej weryfikacji lub znaczącego działania. Po tym czasie rekord powinien zostać usunięty albo ponownie oceniony, bez automatycznego przedłużania przechowywania. |
| Zapytanie, oferta lub relacja biznesowa | Zgodnie z okresem właściwym dla obsługi zapytania, umowy, obowiązków prawnych i ochrony roszczeń, opisanym w Polityce prywatności. |
| Sprzeciw i status „nie kontaktować” | W minimalnym zakresie przez okres potrzebny do respektowania sprzeciwu, zapobieżenia ponownemu kontaktowi i wykazania rozliczalności. |
Natychmiastowe zatrzymanie marketingu
Sprzeciw i status „nie kontaktować”
Osoba może w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania jej danych na potrzeby marketingu bezpośredniego. Po otrzymaniu takiego sprzeciwu nie przetwarzamy dalej danych w tym celu.
W systemie zachowujemy minimalną informację potrzebną, aby sprzeciw był skuteczny także w przyszłości. Może to być na przykład adres e-mail lub numer telefonu w postaci służącej wyłącznie do porównania, data sprzeciwu, jego zakres i status „nie kontaktować”.
Bez dalszego ważenia interesów
Po sprzeciwie wobec marketingu bezpośredniego nie kontynuujemy przetwarzania danych w tym celu.
Nie tworzymy ponownie kontaktu
Ograniczony wpis blokujący chroni przed ponownym dodaniem tego samego kanału podczas kolejnego researchu.
Chcesz wnieść sprzeciw?Wskaż firmę, osobę lub kanał kontaktu, którego dotyczy żądanie. Nie musisz uzasadniać sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego.
Dostęp według roli i potrzeby
Jak zabezpieczamy RADAR i CRM?
Dostęp do narzędzi i danych jest ograniczany do osób, które potrzebują go do researchu, kwalifikacji, obsługi kontaktu albo administracji systemem.
- stosujemy indywidualne konta i uprawnienia zależne od roli;
- ograniczamy eksportowanie i kopiowanie danych poza system;
- rejestrujemy źródło i status rekordu;
- wykonujemy aktualizacje, kopie zapasowe i działania zabezpieczające;
- nie publikujemy publicznie wyników researchu dotyczących konkretnych osób;
- przy integracjach przekazujemy tylko zakres potrzebny do wykonania zadania.
Szczegółowa konfiguracja zabezpieczeń nie jest publikowana, aby nie ułatwiać obchodzenia zastosowanych środków.
Dostęp, korekta, usunięcie i ograniczenie
Jak skorzystać z praw dotyczących danych?
W zależności od sytuacji możesz żądać dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania albo wnieść sprzeciw. Możesz również zapytać o źródło, z którego dane zostały pozyskane.
Żądanie można przesłać na
biuro@marketcell.pl.
Możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości, aby nie ujawnić danych osobie nieuprawnionej.
Przysługuje także prawo wniesienia skargi do
Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
.