AP Market Cell
Technologia, CRM i AI
Mniej chaosu, mniej ręcznego przepisywania i mniej informacji ginących między ludźmi
Wdrażamy systemy CRM, automatyzacje, integracje, formularze, narzędzia internetowe oraz rozwiązania wykorzystujące sztuczną inteligencję. Porządkujemy procesy tak, aby technologia wspierała firmę zamiast dokładać kolejny panel do obsługi.
Dane są wszędzie, ale nikt nie widzi całego procesu
Kontakty znajdują się w skrzynkach e-mail, telefonach, arkuszach, notatkach i pamięci pracowników. Zadania są przekazywane ustnie, a status klienta trzeba ustalać podczas kolejnej rozmowy.
Rozproszone informacje
Dane klienta, ustalenia, dokumenty i historia kontaktu znajdują się w różnych miejscach.
Ręczne powtarzanie pracy
Te same dane są przepisywane do formularzy, arkuszy, wiadomości i kolejnych systemów.
Brak kontroli nad etapami
Firma nie widzi, które sprawy czekają, kto jest odpowiedzialny i co powinno wydarzyć się dalej.
Najpierw proces. Dopiero później system
Nie zaczynamy od instalacji CRM, wyboru narzędzia AI ani budowania skomplikowanej automatyzacji.
Najpierw ustalamy, jakie informacje wpływają do firmy, kto z nich korzysta, jakie decyzje są podejmowane i gdzie powstają opóźnienia albo błędy.
Jeżeli proces jest chaotyczny, system może jedynie przenieść ten chaos do nowego panelu. Dlatego najpierw porządkujemy sposób pracy.
Co możemy zaprojektować i wdrożyć?
Zakres może obejmować pojedyncze narzędzie, wdrożenie CRM, automatyzację wybranego procesu albo rozwój większego systemu dopasowanego do sposobu działania firmy lub organizacji.
CRM dla firm i organizacji
Projektujemy strukturę CRM dopasowaną do sprzedaży, obsługi klienta, projektów, członków, mieszkańców albo innych procesów organizacji.
- baza kontaktów i firm,
- historia komunikacji,
- etapy sprzedaży lub obsługi,
- zadania i przypomnienia,
- dokumenty oraz zgłoszenia,
- raporty i uprawnienia użytkowników.
Wdrożenia EspoCRM
Instalujemy, konfigurujemy i rozwijamy EspoCRM, tworząc encje, pola, relacje, widoki oraz procesy dopasowane do rzeczywistej pracy użytkowników.
- instalacja i konfiguracja,
- struktura danych,
- niestandardowe encje,
- role i uprawnienia,
- workflow i powiadomienia,
- aktualizacje oraz rozwój systemu.
Automatyzacja procesów i integracje
Łączymy formularze, strony, CRM, pocztę, arkusze i inne systemy, aby informacje przepływały bez niepotrzebnego kopiowania.
- automatyczny zapis danych,
- powiadomienia i przypomnienia,
- integracje przez API,
- generowanie zadań,
- aktualizowanie statusów,
- ograniczenie ręcznego przepisywania.
Agenci AI i asystenci firmowi
Projektujemy rozwiązania AI wspierające analizę informacji, przygotowanie treści, kwalifikację danych, obsługę wiedzy i wykonywanie powtarzalnych działań.
- asystenci oparci na wiedzy firmy,
- analiza i porządkowanie danych,
- kwalifikacja zapytań,
- przygotowanie wersji roboczych,
- wsparcie zespołu,
- procesy z obowiązkową kontrolą człowieka.
Formularze, kalkulatory i narzędzia online
Tworzymy formularze kwalifikujące, kalkulatory, konfiguratory i proste narzędzia internetowe, które porządkują zgłoszenia i ułatwiają decyzję klienta.
- formularze wieloetapowe,
- kalkulatory usług,
- konfiguratory zapytań,
- automatyczne podsumowania,
- przekazywanie danych do CRM,
- narzędzia dla klientów i pracowników.
Opieka i rozwój systemów
Utrzymujemy, poprawiamy i rozwijamy działające systemy, integracje, automatyzacje oraz rozwiązania CRM.
- aktualizacje systemów,
- kopie i bezpieczeństwo,
- poprawki błędów,
- nowe pola i funkcje,
- zmiany procesów,
- wsparcie użytkowników.
Nie wtedy, gdy ma dużo klientów. Wtedy, gdy informacje zaczynają wymykać się spod kontroli
Kontakty są rozproszone
Dane znajdują się w telefonach, poczcie, arkuszach i prywatnych notatkach pracowników.
Brakuje historii
Trudno ustalić, kto rozmawiał z klientem, co ustalono i kiedy miał nastąpić kolejny kontakt.
Sprawy są zapominane
Brakuje przypomnień, właściciela zadania i widocznego terminu dalszego działania.
Raport wymaga ręcznej pracy
Każde podsumowanie trzeba przygotowywać przez łączenie kilku plików i źródeł danych.
Pracownik zabiera wiedzę
Po odejściu osoby z zespołu znika część historii, kontaktów i informacji o prowadzonych sprawach.
Firma nie widzi procesu
Nie wiadomo, ile spraw jest otwartych, na jakich etapach i gdzie powstają opóźnienia.
Nie każdą czynność warto automatyzować
Jeżeli zadanie występuje sporadycznie, wymaga każdorazowo innej decyzji albo jego wykonanie zajmuje mniej czasu niż obsługa automatyzacji, wdrożenie może nie mieć ekonomicznego sensu.
Najwięcej korzyści dają procesy powtarzalne, o jasno określonych danych wejściowych i kolejnych krokach.
Automatyzujemy to, co powtarzalne. Decyzje wymagające odpowiedzialności pozostawiamy człowiekowi.
Informacja powinna płynąć między narzędziami bez wielokrotnego przepisywania
Strona i formularze
Zgłoszenie może automatycznie trafić do CRM, otrzymać numer, status i osobę odpowiedzialną.
CRM i poczta
Historia komunikacji może być powiązana z klientem, firmą albo konkretną sprawą.
CRM i zadania
Zmiana etapu może tworzyć zadanie, przypomnienie lub powiadomienie.
System i dokumenty
Pliki, umowy, protokoły i załączniki mogą być przypisane do właściwego rekordu.
CRM i raportowanie
Dane zapisane w uporządkowany sposób mogą zasilać zestawienia i kontrolę realizacji.
AI i baza wiedzy
Asystent może wspierać wyszukiwanie informacji, przygotowanie podsumowań i wersji roboczych.
Narzędzie musi pasować do pracy użytkowników, danych i odpowiedzialności
Proces
Wiadomo, od czego zaczyna się sprawa, przez jakie etapy przechodzi i kiedy się kończy.
Dane
System przechowuje informacje potrzebne do działania, a nie każdą informację, którą można wymyślić.
Odpowiedzialność
Każda sprawa, zadanie i etap ma osobę odpowiedzialną oraz termin.
Uprawnienia
Użytkownicy widzą i zmieniają tylko te dane, które są potrzebne do ich pracy.
Automatyzacja
System wykonuje powtarzalne działania, ale nie ukrywa kluczowych decyzji.
Rozwój
Rozwiązanie można dostosować, gdy firma zmieni ofertę, zespół albo sposób pracy.
AI może przyspieszać pracę, ale nie powinno działać bez granic
Rozwiązania AI najlepiej sprawdzają się przy analizie, wyszukiwaniu, klasyfikowaniu, porządkowaniu i przygotowywaniu wersji roboczych.
Tam, gdzie pojawia się odpowiedzialność prawna, finansowa, medyczna, kadrowa albo reputacyjna, wynik powinien być weryfikowany przez człowieka.
Dobre zastosowania AI:
- porządkowanie zapytań,
- tworzenie podsumowań,
- wyszukiwanie w bazie wiedzy,
- przygotowanie wersji roboczych wiadomości,
- analiza powtarzających się tematów,
- kwalifikacja danych według ustalonych kryteriów,
- wsparcie pracy zespołu,
- proponowanie kolejnych działań.
AI powinno wspierać decyzję. Nie powinno ukrywać, kto za tę decyzję odpowiada.
Od rozpoznania procesu do wdrożenia używanego przez zespół
Rozpoznajemy sposób pracy
Ustalamy źródła danych, etapy, role, problemy i oczekiwane rezultaty.
Budujemy model rozwiązania
Projektujemy strukturę danych, uprawnienia, automatyzacje i integracje.
Konfigurujemy i testujemy
Uruchamiamy system, formularze, reguły i połączenia między narzędziami.
Poprawiamy na podstawie pracy
Weryfikujemy użycie, usuwamy bariery i rozwijamy kolejne elementy.
Nie trzeba automatyzować całej firmy jednocześnie
Etap podstawowy
- jedna baza kontaktów,
- jeden główny proces,
- podstawowe etapy,
- zadania i przypomnienia,
- najważniejsze uprawnienia,
- proste raportowanie.
Dalszy rozwój
- kolejne procesy,
- integracje,
- automatyzacje,
- dokumenty i formularze,
- bardziej rozbudowane raporty,
- narzędzia AI.
Nie tylko liczba użytkowników
Złożoność procesu
- liczba etapów,
- liczba ról,
- wyjątki w procesie,
- liczba typów spraw,
- wymagane decyzje i zatwierdzenia.
Zakres danych
- liczba encji i pól,
- relacje między danymi,
- import istniejących baz,
- jakość danych źródłowych,
- potrzeba czyszczenia danych.
Integracje i automatyzacje
- liczba połączonych narzędzi,
- dostępność API,
- reguły biznesowe,
- powiadomienia,
- niestandardowe skrypty.
Utrzymanie i rozwój
- hosting i środowisko,
- aktualizacje,
- kopie bezpieczeństwa,
- wsparcie użytkowników,
- kolejne etapy rozwoju.
System nie zmusi zespołu do korzystania z procesu, którego nikt nie akceptuje
Wdrożenie ma sens, gdy:
- firma potrafi opisać główne procesy,
- wiadomo, jakie dane są potrzebne,
- wyznaczono osobę odpowiedzialną,
- zespół może testować rozwiązanie,
- system ma rozwiązać konkretny problem,
- firma akceptuje etapowy rozwój.
Najpierw trzeba uporządkować podstawy, gdy:
- każda osoba pracuje całkowicie inaczej,
- nikt nie podejmuje decyzji projektowych,
- dane źródłowe są niekompletne,
- system ma rozwiązać konflikt organizacyjny,
- użytkownicy nie mają czasu na testy,
- oczekiwane jest pełne wdrożenie bez analizy.
Nie każdy proces potrzebuje AI, aplikacji i rozbudowanego CRM
Czasem najlepszym rozwiązaniem będzie prostszy formularz, uporządkowany arkusz albo niewielka zmiana istniejącego systemu.
Nie dokładamy sztucznej inteligencji tylko po to, żeby projekt brzmiał nowocześnie.
Wybieramy najmniejsze rozwiązanie, które skutecznie rozwiązuje problem i pozostawia możliwość dalszego rozwoju.
Nie tylko nowy system, ale uporządkowany sposób działania
Jedno źródło informacji
Dane, historia i status spraw są dostępne we właściwym miejscu.
Mniej ręcznej pracy
Powtarzalne czynności mogą być wykonywane automatycznie według ustalonych reguł.
Większą kontrolę
Firma widzi etapy, terminy, odpowiedzialność i miejsca wymagające reakcji.
System możemy połączyć ze stroną, formularzami, kampaniami i komunikacją
Dane z formularzy, landing page’y, reklam i stron usługowych mogą trafiać do jednego procesu CRM.
Dzięki temu zapytanie nie kończy się w skrzynce e-mail, lecz otrzymuje status, właściciela, historię i kolejne zadanie.
Potrzebujesz CRM, automatyzacji, narzędzia online czy rozwiązania AI?
Opisz obecny proces, wykorzystywane narzędzia, najczęstsze problemy i oczekiwany rezultat. Kalkulator pomoże wstępnie określić zakres. Ostateczną rekomendację przygotujemy po analizie danych, odpowiedzialności, etapów pracy i możliwości integracji.