AP Market Cell
Opieka i rozwój systemów
System powinien rozwijać się razem z firmą, a nie zatrzymywać się w dniu wdrożenia
Zapewniamy opiekę nad systemami CRM, EspoCRM, automatyzacjami, integracjami, formularzami i narzędziami online. Aktualizujemy, poprawiamy, rozwijamy i dostosowujemy rozwiązania do zmian w procesach.
System został wdrożony, ale nikt nie odpowiada za jego dalszy stan
Z czasem pojawiają się nieużywane pola, nieaktualne statusy, konflikty uprawnień, błędy integracji i funkcje, które nie pasują już do obecnego procesu.
Aktualizacje są odkładane
System, środowisko i rozszerzenia pozostają w starszych wersjach, ponieważ nikt nie chce ryzykować awarii.
Proces się zmienił
Firma pracuje już inaczej, ale pola, statusy, widoki i automatyzacje nadal odpowiadają dawnej organizacji.
Błędy są obchodzone ręcznie
Użytkownicy tworzą własne arkusze i notatki, zamiast zgłaszać problem i poprawić system.
Opieka nad systemem to nie tylko reagowanie na awarie
Dobra opieka obejmuje kontrolę techniczną, przegląd procesów, aktualność danych, wygodę użytkowników i dalszy rozwój.
Część problemów wynika z technologii, ale część z tego, że system przestał pasować do rzeczywistego sposobu pracy.
Nie chodzi tylko o utrzymanie systemu przy życiu. Chodzi o utrzymanie jego użyteczności i zdolności do wspierania firmy.
Rozwiązania CRM, automatyzacje i narzędzia wspierające procesy
EspoCRM
Aktualizacje, encje, pola, relacje, role, widoki, automatyzacje i rozwój modułów.
Systemy CRM
Porządkowanie procesów, danych, uprawnień i codziennej pracy użytkowników.
Integracje
Połączenia między stroną, CRM, pocztą, arkuszami, bazami i zewnętrznymi systemami.
Automatyzacje
Reguły, zadania, powiadomienia, aktualizacje statusów i przepływy danych.
Formularze i kalkulatory
Logika pytań, obliczenia, walidacja, integracje i dalszy rozwój.
Narzędzia AI
Aktualizacja wiedzy, kontrola wyników, integracje i rozwój zakresu działania.
Co może obejmować opieka i rozwój systemów?
Zakres dobieramy do rodzaju rozwiązania, liczby użytkowników, znaczenia procesu, poziomu integracji i obecnego stanu technicznego.
Aktualizacje systemu
- weryfikacja wymagań,
- kopia przed aktualizacją,
- aktualizacja środowiska,
- aktualizacja aplikacji,
- kontrola rozszerzeń,
- test kluczowych funkcji.
Kopie bezpieczeństwa
- kopie bazy danych,
- kopie plików,
- kopie załączników,
- kontrola poprawności kopii,
- przechowywanie poza systemem,
- odtwarzanie po awarii.
Monitoring działania
- dostępność systemu,
- błędy aplikacji,
- działanie zadań cyklicznych,
- kontrola integracji,
- monitoring formularzy,
- powiadomienia o awariach.
Poprawki i naprawy
- błędy widoków,
- problemy z uprawnieniami,
- niedziałające automatyzacje,
- błędy integracji,
- problemy z danymi,
- konflikty po aktualizacjach.
Rozwój funkcji
- nowe pola,
- nowe encje,
- nowe statusy,
- nowe widoki,
- dodatkowe raporty,
- rozbudowa procesów.
Rozwój integracji
- nowe formularze,
- integracje z CRM,
- połączenia z API,
- automatyczne przekazywanie danych,
- aktualizacja webhooków,
- zmiany logiki przepływu.
Technologia, proces i użytkownicy muszą rozwijać się razem
Stan techniczny
Wersje systemu, środowisko, kopie, błędy, wydajność i bezpieczeństwo.
Zgodność z procesem
Pola, statusy, role, automatyzacje i widoki powinny odpowiadać obecnej pracy.
Wygoda użytkowników
System powinien być zrozumiały, szybki i możliwie prosty w codziennym użyciu.
Najpierw kopia i plan. Dopiero później zmiana
Aktualizacja aplikacji, środowiska lub rozszerzenia może wpłynąć na integracje, automatyzacje, niestandardowe pola i sposób działania użytkowników.
Dlatego przed zmianą trzeba sprawdzić wymagania, wykonać kopię i przygotować możliwość wycofania aktualizacji.
Aktualizacja bez testu może być szybsza. Naprawa po nieudanej aktualizacji zwykle jest znacznie droższa.
System może wyglądać poprawnie, a mimo to nie wykonywać kluczowych zadań
Logowanie i uprawnienia
Sprawdzamy dostęp użytkowników, role, zespoły i widoczność danych.
Automatyzacje
Weryfikujemy zadania, powiadomienia, statusy i reguły procesu.
Integracje
Kontrolujemy przekazywanie danych, odpowiedzi API i obsługę błędów.
Formularze
Sprawdzamy walidację, zapis danych, wiadomości i rekordy w CRM.
Zadania cykliczne
Kontrolujemy harmonogramy, procesy w tle i automatyczne działania.
Dane i raporty
Weryfikujemy poprawność rekordów, relacji, filtrów i zestawień.
Zmiana procesu powinna prowadzić do zmiany systemu, a nie powstawania kolejnego arkusza
Nowe procesy
- nowe encje,
- nowe etapy,
- nowe role,
- nowe statusy,
- nowe zadania,
- nowe raporty.
Nowe źródła danych
- nowe formularze,
- strony i landing page’e,
- sklepy,
- poczta,
- pliki i arkusze,
- zewnętrzne API.
Nowe automatyzacje
- zadania automatyczne,
- przypomnienia,
- powiadomienia,
- zmiany statusów,
- generowanie dokumentów,
- wsparcie AI.
Możemy objąć opieką rozwiązanie wdrożone przez innego wykonawcę
Przed rozpoczęciem stałej opieki analizujemy środowisko, strukturę danych, rozszerzenia, integracje, automatyzacje i obecne problemy.
Dzięki temu wiadomo, co można bezpiecznie utrzymać, co wymaga poprawy i jakie ryzyka istnieją na starcie.
Na początku sprawdzamy:
- dostępy administracyjne,
- hosting i środowisko,
- wersję systemu,
- niestandardowe modyfikacje,
- rozszerzenia i dodatki,
- automatyzacje,
- integracje zewnętrzne,
- system wykonywania kopii,
- zadania cykliczne i logi błędów.
Nie przejmujemy odpowiedzialności za nieznany system bez wcześniejszego rozpoznania jego stanu.
Problemy narastają zwykle stopniowo, aż w końcu blokują proces
Utrata zgodności
Nowe wersje środowiska lub API mogą przestać współpracować ze starszym systemem.
Niesprawne integracje
Dane mogą przestać trafiać między systemami bez wyraźnego komunikatu.
Złe uprawnienia
Użytkownicy mogą widzieć za dużo albo nie mieć dostępu do danych potrzebnych do pracy.
Narastający bałagan
Kolejne pola, statusy i obejścia utrudniają codzienną pracę i raportowanie.
Brak kopii
Awaria może oznaczać utratę danych, załączników i historii procesów.
Uzależnienie od jednej osoby
Wiedza o systemie może pozostać wyłącznie w głowie jednego pracownika lub wykonawcy.
Od przeglądu systemu do bieżącej opieki i dalszego rozwoju
Sprawdzamy stan rozwiązania
Analizujemy system, środowisko, dane, integracje i ryzyka.
Oddzielamy pilne od rozwojowego
Ustalamy naprawy, aktualizacje i kolejne etapy rozwoju.
Utrzymujemy i poprawiamy
Aktualizujemy, monitorujemy i reagujemy na problemy.
Dodajemy kolejne możliwości
Rozbudowujemy procesy, funkcje, automatyzacje i integracje.
Model współpracy powinien odpowiadać znaczeniu systemu
Stała opieka
- system jest używany codziennie,
- obsługuje ważne dane,
- ma kilka integracji,
- proces regularnie się zmienia,
- użytkownicy potrzebują wsparcia,
- planowany jest dalszy rozwój.
Pojedyncze prace
- aktualizacja systemu,
- naprawa błędu,
- zmiana uprawnień,
- dodanie modułu,
- przebudowa formularza,
- wykonanie audytu.
Nie tylko liczba użytkowników i zgłoszeń
Stan systemu
- zaległe aktualizacje,
- błędy i konflikty,
- niestandardowy kod,
- brak dokumentacji,
- jakość obecnej konfiguracji.
Złożoność rozwiązania
- liczba modułów,
- liczba ról,
- automatyzacje,
- integracje,
- niestandardowe procesy.
Zakres wsparcia
- monitoring,
- aktualizacje,
- poprawki,
- wsparcie użytkowników,
- czas reakcji.
Zakres rozwoju
- nowe procesy,
- nowe encje,
- dodatkowe integracje,
- automatyzacje,
- narzędzia AI.
Nie każdy stary system warto bez końca naprawiać
Opieka ma sens, gdy:
- system nadal wspiera ważny proces,
- firma ma dostęp do środowiska,
- można wykonywać kopie,
- rozwiązanie da się rozwijać,
- użytkownicy faktycznie z niego korzystają,
- wyznaczono osobę odpowiedzialną.
Przebudowa może być rozsądniejsza, gdy:
- brakuje dostępu do systemu,
- nie można wykonać kopii,
- technologia nie jest już wspierana,
- większość funkcji nie działa,
- proces został całkowicie zmieniony,
- koszt napraw przewyższa wartość rozwiązania.
Firma powinna mieć dostęp do własnych danych, środowiska i dokumentacji
System nie powinien być zależny wyłącznie od jednego wykonawcy, konta lub prywatnego adresu e-mail.
W ramach przejęcia opieki pomagamy uporządkować dostępy, role administracyjne, kopie i podstawową dokumentację.
Opieka techniczna nie powinna oznaczać uzależnienia. Firma nadal powinna zachować kontrolę nad swoim systemem.
Mniejsze ryzyko, szybszą reakcję i system gotowy do zmian
Większą stabilność
System jest aktualizowany, monitorowany i zabezpieczony kopiami.
Szybsze poprawki
Użytkownicy mają jedno miejsce zgłaszania błędów i potrzeb.
Ciągły rozwój
Rozwiązanie zmienia się razem z procesami, zespołem i danymi.
Opiekę możemy połączyć z CRM, automatyzacją, formularzami i AI
W ramach dalszego rozwoju możemy przebudować procesy, dodać nowe integracje, formularze, raporty, automatyzacje i rozwiązania wspierane przez AI.
Dzięki temu opieka nie ogranicza się do napraw, ale wspiera realny rozwój sposobu pracy firmy.
Potrzebujesz przejęcia systemu, stałej opieki czy konkretnej poprawki?
Opisz obecne rozwiązanie, technologię, użytkowników, problemy i planowany rozwój. Kalkulator pomoże wstępnie określić zakres. Przed rozpoczęciem stałej opieki sprawdzimy stan systemu, dostępów, kopii, integracji i niestandardowych modyfikacji.