AP Market Cell
Wdrożenia EspoCRM
EspoCRM dopasowany do procesu firmy, a nie firma dopasowana do pustego systemu
Instalujemy, konfigurujemy i rozwijamy EspoCRM dla firm, stowarzyszeń, organizacji i zespołów. Projektujemy strukturę danych, encje, pola, relacje, role, uprawnienia, automatyzacje i widoki dopasowane do rzeczywistego sposobu pracy.
System został zainstalowany, ale nadal nie odpowiada sposobowi pracy
Użytkownicy widzą niepotrzebne moduły, brakuje ważnych pól, relacje między danymi są nieczytelne, a każdy zapisuje informacje według własnego uznania.
Domyślna struktura nie pasuje
Standardowe kontakty, firmy i szanse sprzedaży nie wystarczają do obsługi specyficznych spraw, projektów albo procesów organizacji.
Za dużo pól i ekranów
Użytkownik musi przedzierać się przez elementy, których nie potrzebuje, więc system staje się uciążliwy.
Brak wspólnych zasad
Każda osoba używa systemu inaczej, przez co dane są niepełne, niespójne i trudne do raportowania.
Najpierw projektujemy model danych i procesu
Ustalamy, jakie osoby, firmy, obiekty, sprawy i dokumenty występują w organizacji oraz jak są ze sobą powiązane.
Następnie budujemy odpowiednie encje, pola, relacje, układy ekranów, role, widoki i reguły pracy.
EspoCRM jest elastycznym narzędziem. Ta elastyczność daje przewagę tylko wtedy, gdy konfiguracja wynika z dobrze rozpoznanego procesu.
EspoCRM może obsługiwać sprzedaż, sprawy, projekty i procesy organizacyjne
Firmy usługowe
Leady, klienci, oferty, realizacje, zadania, terminy i historia współpracy.
Firmy B2B
Kontakty w firmach, szanse sprzedaży, negocjacje, dokumenty i follow-upy.
Organizacje i NGO
Członkowie, beneficjenci, projekty, komunikacja, dokumenty i zgłoszenia.
Zarządcy i wspólnoty
Lokale, użytkownicy, sprawy, odczyty, dokumentacja i komunikaty.
Zespoły projektowe
Projekty, etapy, zadania, terminy, odpowiedzialność i załączniki.
Organizacje lokalne
Mieszkańcy, zgłoszenia, interwencje, odpowiedzi i historia spraw.
Co może obejmować wdrożenie EspoCRM?
Zakres zależy od liczby procesów, użytkowników, rodzaju danych, integracji i stopnia automatyzacji.
Instalacja i środowisko
- instalacja EspoCRM,
- konfiguracja domeny lub subdomeny,
- konfiguracja bazy danych,
- ustawienia poczty,
- zadania cykliczne,
- podstawowe zabezpieczenia i kopie.
Encje i struktura danych
- encje standardowe,
- encje niestandardowe,
- pola i typy danych,
- statusy i listy wartości,
- relacje między rekordami,
- logiczna hierarchia danych.
Widoki i układy
- układy formularzy,
- widoki szczegółowe,
- listy rekordów,
- filtry,
- panele powiązanych danych,
- uproszczenie interfejsu.
Role i uprawnienia
- role użytkowników,
- zespoły,
- dostęp do modułów,
- widoczność rekordów,
- uprawnienia do edycji,
- ograniczenia dla użytkowników zewnętrznych.
Automatyzacje
- automatyczne zadania,
- powiadomienia,
- przypomnienia,
- zmiany statusów,
- generowanie rekordów,
- reguły wynikające z procesu.
Import i migracja danych
- analiza plików źródłowych,
- mapowanie kolumn,
- czyszczenie danych,
- usuwanie duplikatów,
- import testowy,
- weryfikacja po migracji.
System można rozbudować wokół rzeczywistych obiektów i spraw
Klienci i firmy
Osoby, przedsiębiorstwa, dane kontaktowe i historia relacji.
Szanse i oferty
Etapy sprzedaży, wartość, terminy, oferty i decyzje.
Sprawy i zgłoszenia
Typ sprawy, status, odpowiedzialność, termin i historia działań.
Projekty i zadania
Etapy realizacji, priorytety, zadania, terminy i postęp.
Członkowie i użytkownicy
Status członkostwa, dokumenty, komunikacja i przypisane obiekty.
Rozliczenia pomocnicze
Opłaty, odczyty, należności, statusy i kontrolne zestawienia.
Nie wszystko musi być kontaktem, firmą albo szansą sprzedaży
W wielu organizacjach występują własne obiekty: działki, nieruchomości, urządzenia, zgłoszenia, umowy, projekty, wnioski, szkolenia albo rozliczenia.
EspoCRM można rozbudować o encje odpowiadające tym elementom i połączyć je relacjami z osobami, firmami i dokumentami.
Dzięki temu system nie udaje procesu sprzedażowego, jeżeli w rzeczywistości obsługuje zupełnie inny rodzaj spraw.
EspoCRM może pilnować etapów, terminów i kolejnych działań
Zadania po zmianie etapu
Po przejściu sprawy do nowego statusu system może utworzyć zadanie dla właściwej osoby.
Przypomnienia o terminach
Użytkownik może otrzymać informację przed upływem terminu albo po jego przekroczeniu.
Automatyczne przypisanie
Nowy rekord może trafić do odpowiedniego użytkownika lub zespołu.
Aktualizacja pól
Wybrane zdarzenie może zmienić status, datę, priorytet albo inną wartość.
Wiadomości i powiadomienia
System może informować o nowej sprawie, zmianie statusu lub konieczności reakcji.
Kontrola kompletności
Można wymagać uzupełnienia określonych danych przed przejściem do kolejnego etapu.
Każdy użytkownik powinien widzieć tyle, ile potrzebuje do pracy
Osoba odpowiedzialna za sprzedaż nie zawsze potrzebuje dostępu do danych administracyjnych, rozliczeń albo dokumentów zarządu.
Projektujemy role i zespoły tak, aby użytkownicy mieli dostęp do właściwych rekordów i funkcji.
Możemy zdefiniować:
- dostęp do encji,
- widoczność wszystkich lub własnych rekordów,
- prawo do tworzenia,
- prawo do edycji,
- prawo do usuwania,
- dostęp do określonych pól,
- zespoły i podział odpowiedzialności,
- uprawnienia użytkowników zewnętrznych.
Uprawnienia powinny wspierać pracę i jednocześnie ograniczać niepotrzebny dostęp do danych.
EspoCRM może być centralnym miejscem dla danych z innych narzędzi
Formularze internetowe
- tworzenie kontaktu,
- tworzenie sprawy,
- przypisanie statusu,
- utworzenie zadania,
- powiadomienie użytkownika,
- zapis źródła zgłoszenia.
Poczta i komunikacja
- skrzynki użytkowników,
- skrzynki zespołowe,
- historia wiadomości,
- szablony e-mail,
- powiązanie z kontaktem i sprawą,
- automatyczne odpowiedzi.
Inne systemy i API
- strony i sklepy,
- systemy księgowe,
- aplikacje wewnętrzne,
- narzędzia automatyzacji,
- niestandardowe integracje,
- wymiana danych przez API.
Migracja nie powinna przenosić starych błędów do nowego systemu
Przed importem analizujemy kolumny, formaty, duplikaty, brakujące dane i relacje między rekordami.
Najpierw warto wykonać import testowy, sprawdzić wyniki i dopiero później przenieść pełną bazę.
Nowy CRM jest dobrym momentem, żeby uporządkować dane zamiast tylko zmienić miejsce ich przechowywania.
Gdy gotowy system jest zbyt sztywny, a budowa aplikacji od zera byłaby przesadą
Potrzebne są własne encje
Organizacja pracuje na obiektach, których nie obsługuje zwykły CRM sprzedażowy.
Proces ma własne etapy
Firma potrzebuje indywidualnych statusów, reguł i odpowiedzialności.
Ważna jest kontrola nad danymi
System ma działać w środowisku kontrolowanym przez firmę lub organizację.
Potrzebne są role i zespoły
Dostęp do danych powinien zależeć od funkcji i odpowiedzialności użytkownika.
System ma być rozwijany etapami
Na początku potrzebny jest prosty proces, a kolejne funkcje będą dodawane później.
Potrzebne są integracje
CRM ma łączyć formularze, pocztę, stronę i inne narzędzia.
Od analizy procesu do systemu gotowego do codziennej pracy
Poznajemy proces i dane
Ustalamy typy rekordów, role, etapy, problemy i cele.
Budujemy model systemu
Projektujemy encje, pola, relacje, widoki i uprawnienia.
Konfigurujemy i testujemy
Uruchamiamy system, importujemy dane i sprawdzamy procesy.
Poprawiamy po realnym użyciu
Upraszczamy widoki, dodajemy reguły, integracje i kolejne moduły.
System jest gotowy dopiero wtedy, gdy użytkownicy potrafią na nim pracować
Szkolenie użytkowników
- logowanie i nawigacja,
- tworzenie rekordów,
- aktualizacja statusów,
- zadania i terminy,
- praca z dokumentami,
- zasady uzupełniania danych.
Wsparcie po uruchomieniu
- korekty widoków,
- uproszczenie pól,
- poprawki uprawnień,
- nowe filtry,
- dodatkowe automatyzacje,
- rozwój kolejnych etapów.
EspoCRM wymaga opieki tak samo jak każda aplikacja internetowa
Kopie bezpieczeństwa
- baza danych,
- pliki systemu,
- załączniki,
- kopia przed aktualizacją,
- możliwość odtworzenia.
Aktualizacje
- weryfikacja wymagań,
- aktualizacja systemu,
- kontrola rozszerzeń,
- test najważniejszych funkcji,
- reakcja na błędy.
Dalszy rozwój
- nowe pola,
- nowe encje,
- zmiany procesów,
- nowe role,
- integracje i automatyzacje.
Nie tylko liczba użytkowników i modułów
Złożoność procesu
- liczba etapów,
- wyjątki i warianty,
- liczba ról,
- zatwierdzenia,
- terminy i odpowiedzialność.
Struktura danych
- liczba encji,
- liczba pól,
- relacje,
- niestandardowe widoki,
- zakres importu.
Automatyzacje i integracje
- reguły procesu,
- zadania automatyczne,
- powiadomienia,
- formularze,
- połączenia z innymi systemami.
Wdrożenie i wsparcie
- instalacja,
- migracja danych,
- testy,
- szkolenie,
- opieka po uruchomieniu.
Elastyczny system nie oznacza, że każda funkcja powinna powstać od razu
EspoCRM ma sens, gdy:
- proces ma własną specyfikę,
- potrzebne są niestandardowe encje,
- ważna jest kontrola nad danymi,
- system ma być rozwijany etapowo,
- organizacja może testować rozwiązanie,
- wyznaczono osobę odpowiedzialną za wdrożenie.
Najpierw trzeba uporządkować podstawy, gdy:
- proces nie jest w żaden sposób określony,
- każdy użytkownik oczekuje innego systemu,
- brakuje właściciela projektu,
- dane źródłowe są bardzo niespójne,
- nikt nie ma czasu na testy,
- oczekiwane jest pełne wdrożenie bez analizy.
Najlepszy CRM to nie ten z największą liczbą pól i automatyzacji
Nadmiernie rozbudowany system zniechęca użytkowników, zwiększa liczbę błędów i utrudnia utrzymanie.
W pierwszym etapie warto uruchomić najważniejszy proces, podstawowe dane, role i zadania.
Najpierw budujemy system, który ludzie naprawdę wykorzystują. Dopiero później rozwijamy go o kolejne możliwości.
Nie tylko system CRM, ale uporządkowane środowisko pracy
Dopasowaną strukturę
System opisuje rzeczywiste osoby, obiekty, sprawy i relacje.
Większą kontrolę
Etapy, terminy, zadania i odpowiedzialność są widoczne.
Możliwość rozwoju
CRM można rozbudowywać wraz ze zmianą procesów i potrzeb.
Możemy połączyć CRM ze stroną, formularzami, automatyzacją i AI
Dane ze strony mogą tworzyć kontakty, sprawy, zadania i powiadomienia bez ręcznego przepisywania.
System można również rozwijać o integracje, narzędzia online i asystentów AI wspierających analizę oraz porządkowanie informacji.
Potrzebujesz nowego EspoCRM, przebudowy systemu czy aktualizacji istniejącego wdrożenia?
Opisz obecny proces, użytkowników, dane, potrzebne moduły i najważniejsze problemy. Kalkulator pomoże wstępnie określić zakres. Ostateczną koncepcję przygotujemy po analizie encji, relacji, uprawnień, automatyzacji i możliwości integracji.